Blog

Praca zdalna

W związku z licznymi ograniczeniami nakładanymi na obywateli w stanie epidemii i w stanie zagrożenia epidemicznego, wielu pracodawców zdecydowało się na wprowadzenie szeregu zmian organizacyjnych, umożliwiających im kontunuowanie prowadzenia działalności poprzez stworzenie odpowiednich warunków pracy dla zatrudnionych pracowników. W okresie pandemii jedynym gwarantem zachowania poziomu zatrudnienia, niezbędnego dla prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy, niejednokrotnie okazywała się praca zdalna.

Ustawodawca finalnie zdecydował się uregulować kwestie związane z zatrudnieniem pracowników wykonujących pracę zdalnie, wprowadzając nowe przepisy do Kodeksu pracy Ustawą o zmianie ustawy - kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 240).

Przepis art. 6718 Kodeksu pracy (dalej: kp) definiuje pojęcie pracy zdalnej - jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Pracę zdalną co do zasady wprowadza się w wtedy, gdy chcą tego obie strony. Można to zrobić już na etapie nawiązywania stosunku pracy a zatem w umowie o pracę, bądź też w czasie trwania stosunku pracy w drodze tzw. "uzgodnienia". Najbardziej oczywistą formą owego uzgodnienia będzie więc porozumienie stron dotyczące wykonywania pracy w formie zdalnej. Uzgodnienie to może nastąpić z inicjatywy pracodawcy lub też na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej.

W pewnych przypadkach praca zdalna może zostać wprowadzona na polecenie pracodawcy. Pracodawca może wydać pracownikowi wiążące polecenie pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub też w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej. Warunkiem dopuszczalności wprowadzenia pracy w takiej formie jest jednak złożenie przez pracownika bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Obowiązkiem pracownika jest niezwłoczne poinformowanie pracodawcy o zmianie warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej.

Ustawodawca uregulował także przypadki, kiedy to pracownik może wystąpić z wiążącym wnioskiem do pracodawcy o to, by pracę świadczyć zdalnie. I tak z wiążącym wnioskiem może wystąpić:

• rodzice posiadający zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
• rodzice dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności alko orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
• rodzice dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych;
• rodzice wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
• pracownica w ciąży;
• pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Warunkiem, by wniosek był wiążący, a zatem - by pracodawca musiał udzielić pracownikowi zgody na pracę zdalną jest ustalenie, że pozwala na to organizacja pracy i jej rodzaj.

Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową (czy też z organizacjami, jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa). Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne jednak także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin - wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W związku z wykonywaniem pracy zdalnej pracodawca jest obowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty niż koszty określone powyżej bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu;
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

adwokat Joanna Bańczyk